EXPERTUS. Головбух

Питання: ТОВ має укладений договір з ОСББ, про надання послуг з утримання будинків і споруд та прибудинкових територій на орендоване приміщення. В додатку до договору був визначений тариф на послуги за 1 м².

У складові тарифу входять: прибирання прибудинкової території, сходових кліток, технічне обслуговування внутрішньо-будинкових систем водопостачання, водовідведення, дератизація, придбання електроенергії для освітлення загальних місць користування, накладні витрати та інше).

Кожного місяця ОСББ надавав «Акт прийняття виконаних робіт (послуг)» з посиланням на діючий договір. На даний момент в ОСББ змінилося керівництво і вони вирішили, що не можуть надавати нам послуги, тому що з їхніх слів «не мають права надавати послуги».

Тепер вони надають нам «Акт № 1 по рахунку на відшкодування витрат ОСББ № 1 від 31.01.2026 за січень 2026, БЕЗ ПОСИЛАННЯ НА ДОГОВІР, бо зі слів голови ОСББ, договір не дійсний. В акті розписані такі витрати як : опалення за січень, вивезення ТПВ за січень, утримання будинку та прибудинкової території за січень.

Питання : Чи можемо ми приймати такий акт і відносити ці суми на витрати ?

Чи не виникне питання до нас у контролюючих органів?

Відповідь: Відповідно до ст.1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV первинний документ – це документ, який містить відомості про господарську операцію. Згідно зі ст.9 цього ж Закону підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Відповідно до п.1.3. ПОЛОЖЕННЯ про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в регістрах бухгалтерського обліку провадяться на підставі первинних документів, створених відповідно до вимог цього ж Положення. А згідно з п.2.1. Положення підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Отже, акт наданих послуг чи виконаних робіт є підставою для відображення господарської операції як в обліку орендаря, так і в обліку орендодавця, тобто ОСББ у нашому випадку.

Щодо договору слід врахувати, що відповідно до ст.206 Цивільного кодексу України усно можуть вчинятися правочини, які повністю виконуються сторонами у момент їх вчинення, за винятком правочинів, які підлягають нотаріальному посвідченню та (або) державній реєстрації, а також правочинів, для яких недодержання письмової форми має наслідком їх недійсність. Юридичній особі, що сплатила за товари та послуги на підставі усного правочину з другою стороною, видається документ, що підтверджує підставу сплати та суму одержаних грошових коштів. Очевидно, таким документом може бути інвойс (рахунок-фактура тощо). Або ж акт виконаних робіт чи наданих послуг. Правочини на виконання договору, укладеного в письмовій формі, можуть за домовленістю сторін вчинятися усно, якщо це не суперечить договору або закону.

При цьому статтею 207 ЦК України встановлено вимоги до письмової форми правочину. Так, правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, або надсилалися ними до інформаційно-комунікаційної системи, що використовується сторонами. У разі якщо зміст правочину зафіксований у кількох документах, зміст такого правочину також може бути зафіксовано шляхом посилання в одному з цих документів на інші документи, якщо інше не передбачено законом.

Отже, отримання акту, зазначеного в договорі, його підписання представниками орендаря і орендодавця, та його оплата орендарем свідчать про те, що між ними укладено договір, на підставі якого й виникло зобов’язання орендаря з оплати вказаних в акті послуг (компенсації на користь ОСББ). Тому відмова вказати в такому акті посилання на договір оренди просто не має ніякого сенсу. Хіба що може створити проблеми для ОСББ при податковій перевірці, оскільки це може дати перевіряючим можливість стверджувати про те, що кошти, отримані за актом, є безпідставно отриманими, оскільки в акті відсутнє посилання на підставу такої оплати – на договір.

Ну і аналогічну проблему може створити відсутність в акті посилання на договір для орендаря, оскільки обов’язок оплатити вказані послуги має таки ґрунтуватися на договорі.

Враховуючи викладене вище, слід дійти висновку про те, що відмова ОСББ вказувати в акті посилання на договір оренди не має ані логіки, ані законної підстави.

  О. Єфімов,

Старший партнер Адвокатського об’єднання «Адвокатська фірма «Єфімов, Брожко та партнери», доктор філософії права, доцент, адвокат, аудитор, доцент кафедри приватного права, Київського національного економічного університету імені Вадима Гетьмана, член Науково-консультативної ради при Верховному Суді