Які вимоги до оформлення первинних документів

Відповідно до Закону№ 4791, за наявності в первинному документі інформації про дату (період) здійснення операції, брак таких реквізитів, як посада, прізвище (абзац шостий частини другої ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV) і особистий підпис особи, відповідальної за здійснення такої господарської операції зі сторони замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря) (абзац сьомий частини другої ст. 9 Закону № 996-XIV), більше не вважається порушенням вимог до оформлення первинного документа за двох умов:

1) такий порядок документування господарських операцій прямо передбачений договором, укладеним у письмовій формі;

2) господарські операції відображаються в бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення.

Друга умова, можливо, і не критична. Її виконати можна за ефективної організації документообігу, а от перша під питанням. І от чому.

Відповідно до ст. 206 Цивільного кодексу України усно можуть вчинятися правочини, які повністю виконуються сторонами у момент їх вчинення, за винятком правочинів, які підлягають нотаріальному посвідченню та (або) державній реєстрації, а також правочинів, для яких недодержання письмової форми має наслідком їх недійсність.

Юридичній особі, що сплатила за товари та послуги на підставі усного правочину з другою стороною, видається документ, що підтверджує підставу сплати та суму одержаних грошових коштів. Очевидно, таким документом може бути інвойс (рахунок-фактура тощо) або ж акт виконаних робіт чи наданих послуг.

Правочини на виконання договору, укладеного в письмовій формі, можуть за домовленістю сторін вчинятися усно, якщо це не суперечить договору або закону.

Водночас ст. 207 ЦКУ встановлено вимоги до письмової форми правочину. Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, або надсилалися ними до інформаційно-комунікаційної системи, що використовується сторонами. У разі якщо зміст правочину зафіксований у кількох документах, зміст такого правочину також може бути зафіксовано шляхом посилання в одному з цих документів на інші документи, якщо інше не передбачено законом.

Виходить, що для того, аби акт виконаних робіт чи наданих послуг (далі — АВР) мав юридичну силу первинного документа, потрібно, щоб в інших документах, якими сторони обмінялися (письмових чи електронних), сторони такого договору погодили, що АВР може бути дійсним лише за підпису виконавця та без підпису замовника.

Понад те, імовірність того, що контролюючий орган «погодиться» замінити АВР з усіма реквізитами обох сторін на листи, якими обмінялися сторони, не дуже висока. Принаймні на початковому етапі, поки ця проблема не буде врегульована на рівні практики Верховного Суду. А це може відбутися за наявних темпів судочинства років так за два-три.

Тож щоб не ризикувати і використовувати акт з одним підписом виконавця, найретельніші платники податків змушені будуть укладати письмові договори у формі одного документа, у якому й буде зазначена згода на АВР з одним підписом. Тобто йдеться про звичайний договір, підписаний двома його контрагентами.

І от питання для платників податків-практиків про те, що простіше, швидше й ефективніше: укласти двосторонній договір із двома підписами контрагентів і потім складати АВР з одним підписом виконавця, чи, можливо, таки укласти договір у спрощений спосіб, коли виконавець надає замовнику інвойс, той його оплачує, а потім сторони підписують двосторонній (мається на увазі з двома підписами) АВР? Як на мене, це «питання із зірочкою».

Повна версія статті за посиланням: https://e.fdk.net.ua/finansovyy-dyrektor-kompaniyi-2026-4/aktiv-vykonanykh-robit-stane-menshe