Електронна накладна

Питання: Є практична необхідність ввести ведення електронних видаткових накладних, пов’язано це з здешевленням процесу, відсутність співробітників для постійного контролю та людським фактором. Дуже велика кількість видаткових 98% з яких або невірний підпис покупця, або відсутність доручення (привозять копію, оригінал добитися майже неможливо), багато часу йде на обмін листами, які направляємо багаторазово з повідомленням про направлення нам доручення оригіналу або заміни на вірно заповнене. Багато бухгалтерів телефонують з приводу що їм не довезли документи ті, хто придбавав, тобто надаємо документи по декілька разів.

Якщо ввести видаткову накладну, як електронний документ? на паперовому носії все доступно та зрозуміло, клієнт отримав товар згідно доручення, в якому вказана посада, ПІБ та підпис.

При введенні електронної видаткової, ми забезпечуємо клієнта складською накладною, видаткову завантажуємо в МЕДОК та відправляємо контрагенту, далі телефонуємо щоб підписали та засвідчили. Як правило у підприємств в МЕДКУ чи інших програмах є ключі печатки, підпису керівника та бухгалтерів. Товар реально отримує матеріально відповідальна особа, наприклад начальник відділу забезпечення, а ключів підпису цього співробітника немає. Як бути, чи можливо введення електронної видаткової в випадках описаних мною?

Відповідь: Звичайно ж технічний прогрес не дозволяє нам його ігнорувати. І той, хто намагається це зробити, часто сам ускладнює собі життя зайвими рухами, про які йдеться у запитанні.

Переміщення частини нашого життя у віртуальну реальність – вимога часу. І той, хто цю вимогу вирішив ігнорувати, швидше за все програє конкуренту, який за допомогою віртуальних можливостей став, так би мовити, «спритнішим і швидким».

Проте просто перейти з паперового документообігу в електронний також не просто. Особливо, коли йдеться про стосунки з тим, хто не дуже розуміється на нових технологіях та їх можливостях. Наприклад, суддя столичного адміністративного суду в рішенні від 4 липня 2019 року по справі № 640/2447/19 стосовно надання журналу реєстрації договорів як електронного доказу написала таке: «Суд критично ставиться до електронної форми ведення журналу реєстрації договорів, адже таку форму журналу можна у будь-який момент змінити шляхом внесення додаткових відомостей, що виключає можливість встановлення первинних даних, зазначених у журналі реєстрації договорів».

Отже, при переході з паперової форми видаткових накладних на електронну слід бути готовим до виникнення ризиків з двох джерел:

  1. З боку контролюючих органів, які абсолютно прогнозовано можуть поставити під сумнів таку видаткову накладну як доказ реальності господарської операції. У таких випадках продавцеві вони нараховують дохід двічі: від продажу товару невстановленій особі, і від отриманої виручки від покупця. А у покупця ставлять під сумнів витрати з придбання товару за такими накладними.
  2. З боку суддів, які живуть в «паперовому» минулому. Приклад був наведений вище.

Проте і заперечити як представникам контролюючого органу, так і суддям також є чим. А саме…

Відповідно до ст.9 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які можуть бути складені як у паперовій, так і в електронній формі, та повинні мати відповідні обов’язкові реквізити. При цьому первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Відповідно до ч.6 ст.9 цього ж Закону у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

Отже спеціальний «бухгалтерський» Закон дозволяє складання первинних документів в електронній формі, встановлюючи вимогу дотримання законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Що ж стосується другого джерела ризиків, а саме нерозуміння суду і його недовіра до електронної форми видаткових накладних, то й тут є спеціальне законодавство.

Так, відповідно до ст.72 чинного Кодексу адміністративного судочинства України електронний доказ передбачено як цілком легітимний засіб доказування. Відповідно до ст.99 КАСУ електронними доказами є інформація в електронній (цифровій) формі, що містить дані про обставини, що мають значення для справи, зокрема, електронні документи (текстові документи, графічні зображення, плани, фотографії, відео- та звукозаписи тощо). Такі докази можуть зберігатися, у тому числі на портативних пристроях (картах пам’яті, мобільних телефонах тощо), серверах, системах резервного копіювання, інших місцях збереження даних в електронній формі (в тому числі в мережі Інтернет). До суду електронні докази подаються в оригіналі або в електронній копії, засвідченій електронним цифровим підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис».

Учасники справи мають право подавати електронні докази в паперових копіях, посвідчених в порядку, визначеному законом. Паперова копія електронного доказу не перетворює його в письмовий доказ. Учасник справи, який подає копію електронного доказу, повинен зазначити про наявність у нього або іншої особи оригіналу електронного доказу. Якщо подано копію (паперову копію) електронного доказу, суд за клопотанням учасника справи або з власної ініціативи може витребувати у відповідної особи оригінал електронного доказу. Якщо оригінал електронного доказу не поданий, а учасник справи або суд ставить під сумнів відповідність копії (паперової копії) оригіналу, такий доказ не береться судом до уваги, тобто така видаткова накладна не буде доказом здійснення господарської операції, принаймні для суду.

Отже, чинне законодавство прямо передбачає можливість оформлення видаткових накладних, як первинних документів, в електронній формі і лише зобов’язує учасника такої господарської операції виготовити її паперову копію на вимогу правоохоронних чи контролюючих органів.

З іншого боку у випадку сумніву податківців щодо існування видаткової накладної в електронній формі чи сумніву в її змістові, така накладна може і повинна бути прийнята судом як електронний доказ, якщо вона подана у відповідності до чинного процесуального законодавства.