Відповідь: Для початку згадаємо деякі вимоги законодавця. Відповідно до ст. 9 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

Отже, бухгалтер може ставити свій підпис на первинних документах за умови, що він буде відповідальним за здійснення господарської операції. Відповідальність за здійснення господарської операції може бути відображена у документах, в яких описані посадові обов’язки бухгалтера і «зона» його відповідальності. Це може бути посадова інструкція, трудовий договір, наказ про прийняття на роботу…

Проте не слід забувати й про вимоги цивільного законодавства, оскільки саме правильно оформлені відносини представництва потрібні не лише контролюючим органам, а й контрагентам. Наприклад, постачальник, який передає певні матеріальні цінності покупцю, має бути впевненим, що та фізична особа, яка ці матеріальні цінності приймає, вчиняє це не від власного імені, а від імені покупця.

Уявіть собі ситуацію, коли фізична особа (хай навіть бухгалтер) приймає товар від постачальника, проте не уповноважена належним чином діяти від імені покупця. У таких випадках податківці полюбляють «задвоювати» реалізацію товару: вважати, що одна й та ж кількість товару реалізована безпосередньо покупцю по факту оплати такого товару, а також ця ж кількість товару реалізована продавцем «на сторону» фізичній особі, яка не є тим самим покупцем, оскільки у видатковій накладній постачальника вказана ця фізична особа без повноважень діяти від імені покупця.

Звісно, виглядає безглуздо, але на практиці такі ситуації в актах перевірки постачальників зустрічаються.

Окрім того й сам постачальник бере на себе ризик відсутності доказів постачання покупцю, якщо він передав товар особі, яка юридично представником покупця не є. Уявіть собі ситуацію, що бухгалтер отримав контейнер шоколаду від імені покупця, не маючи відповідних повноважень на те, і «витратив» той шоколад «на свій смак». Без оприбуткування його на склад покупця. І от коли покупець відмовляється оплатити той шоколад, посилаючись на те, що він його не отримував, а той, хто отримував шоколад, відношення до покупця не має, перед постачальником постає проблема неможливості доведення факту виконання ним свого обов’язку з постачання контейнера шоколаду саме покупцю.

Тож, не варто зневажати й нормами цивільного права. З точки зору Цивільного кодексу представництвом вважається правовідношення, в якому одна сторона (представник) зобов’язана або має право вчинити правочин від імені другої сторони, яку вона представляє. Представництво виникає на підставі договору, закону, акта органу юридичної особи та з інших підстав, встановлених актами цивільного законодавства (ст.237 ЦК України).

Якщо бухгалтер (його посада) буде вказана у статутних документах, як особа, яка має право вчиняти юридичні дії від імені юридичної особи, і прізвище такого бухгалтера буде відображене у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, то в такому разі бухгалтер діятиме від імені юридичної особи як представник. В суді таке представництво вважається самопредставництвом.

Інший варіант – це довіреність, договір або інший документ, в якому бухгалтер буде уповноважений керівником на отримання матеріальних цінностей.

Отже, узагальнюючи викладене, слід виснувати, що належним чином оформлені повноваження на отримання від постачальника товару для юридичної особи, має важливе значення не лише для контролюючих органів, а й для постачальників. А тому, варто й покупцеві правильно оформити повноваження бухгалтера чи будь-якого іншого працівника на отримання товарів від його імені.

  О.Єфімов,

Старший партнер Адвокатського об’єднання «Адвокатська фірма «Єфімов та партнери», доктор філософії права, доцент, адвокат, аудитор, доцент кафедри приватного права, Київського національного економічного університету імені Вадима Гетьмана, член Науково-консультативної ради при Верховному Суді