КІСУ: від створення до обліку

Posted on by

Ж-л “Головбух”, № 31 (1038), 21 серпня 2017 року, стор. 34-38.
Станіслав ЛАВРИНЧУК, бухгалтер-експерт
Олександр ЄФІМОВ, керуючий партнер Адвокатського об’єднання «Адвокатська фірма «Єфімов та Партнери», канд. юрид. наук, доцент, адвокат, аудитор, Київ

Головне в статті

  • Створення корпоративної інформаційної системи управління
  • Бухгалтерський і податковий облік

Корпоративна інформаційна система управління — від створення до обліку

Через хакерські атаки, що почастішали, та заборону низки російських продуктів, призначених для організації управління бізнесом, багато підприємств замислюються над тим, як убезпечити інформацію компанії від несанкціонованого доступу.

Найкращий варіант — створення власної корпоративної інформаційної системи управління (КІСУ). Така система враховуватиме всю специфіку діяльності підприємства: від введення інформації із первинних документів до формування зведених даних і таблиць із найактуальнішою і свіжішою інформацією для прийняття управлінських рішень.

Створення КІСУ

Один із найпростіших способів створення КІСУ — доопрацювання й адаптація «під себе» наявних платформ програмного забезпечення (ПЗ), наприклад, ПЗ системи SAP. Адже розроблення такого продукту з нуля, його налаштування і повноцінне впровадження потребують тривалого часу, чималих зусиль і значних коштів. Відповідно, економічний ефект знижується.

Аби скористатися базовим ПЗ, укладіть ліцензійну угоду й угоду про технічну підтримку з підприємством-розробником, а також договір про надання послуг із впровадження ПЗ системи SAP.

Умови угоди з підприємством-розробником передбачають отримання невиключного права на користування комп’ютерною програмою SAP. Йдеться про отримання обмеженого обсягу прав щодо програми SAP, визначених ліцензійним договором.

Таку комп’ютерну програму надають лише для користування у господарській діяльності підприємства — у межах її функціонального призначення. Підприємство користуватиметься ПЗ як допоміжним інструментом під час вирішення виробничих завдань. Як кінцевий споживач ПЗ підприємство має право лише:

  • користуватися безпосередніми функціональними властивостями програми;
  • застосовувати її для ведення бухгалтерського, податкового, управлінського обліку; складання звітності — фінансової, податкової, корпоративної тощо.

Вріз 1

За ліцензійним договором підприємству як кінцевому користувачеві зазвичай не надають права розповсюджувати й доопрацьовувати комп’ютерну програму. Платежі за таким ліцензійним договором не є роялті. Адже за підпунктом 14.1.225 Податкового кодексу України (ПК):

  • умови використання ПЗ обмежені його функціональним призначенням;
  • відтворення програми обмежене кількістю копій, необхідних для використання кінцевим споживачем.

З огляду на таку форму відносин у бухгалтерському і податковому обліку невиключне право користування комп’ютерною програмою SAP визнавайте як об’єкт нематеріального активу (НМА).

Бухгалтерський облік

У разі придбання об’єкта НМА за плату, його первісна вартість складається із:

  • ціни (вартості) придбання;
  • мита;
  • непрямих податків, що не підлягають відшкодуванню;
  • інших витрат, безпосередньо пов’язаних із його придбанням і доведенням до стану, в якому цей об’єкт придатний для використання за призначенням.

Такі правила визначають П(С)БО 8 «Нематеріальні активи» та Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку нематеріальних активів, затверджені наказом Мінфіну від 16.11.2009 № 1327 (далі — Методрекомендації № 1327).

Невиключне право на комп’ютерний продукт SAP набувають не просто як на ПЗ, а з метою створення на його базі КІСУ. Тому впровадження системи SAP у конкретну бізнес-структуру супроводжується низкою завдань і робіт. Отже, потребує витрат, причому доволі значних.

З огляду на це фактична вартість КІСУ складатиметься із:

  • договірної вартості права користування програмним продуктом SAP;
  • вартості послуг із впровадження ПЗ і надання інформаційно-консультаційних послуг у межах проекту;
  • амортизації приміщення й інших необоротних активів, потрібних для роботи проектних груп;
  • інших витрат, безпосередньо пов’язаних із доведенням програмного продукту SAP до стану, в якому ним можна буде користуватися за призначенням, тобто як створеним на його основі НМА КІСУ.

вріз 2

Отже, балансова вартість НМА КІСУ міститиме не лише вартість власне ПЗ системи SAP, а й низку витрат, пов’язаних із розробленням і впровадженням КІСУ.

Витрати на придбання, створення і вдосконалення будь-яких об’єктів НМА спочатку відображайте за дебетом субрахунку 154 «Придбання (створення) нематеріальних активів у кореспонденції з кредитом рахунків 13, 20, 22, 28, субрахунків 311, 377, 631, 651, 661, 685.

Введення КІСУ в експлуатацію відображайте за дебетом субрахунку 127 «Інші нематеріальні активи» із кредитом субрахунку 154.

Бухгалтерська амортизація

Об’єктом бухгалтерської амортизації є первісна (переоцінена) вартість об’єкта НМА за вирахуванням його ліквідаційної вартості, яку зазвичай прирівнюють до нуля.

Згідно з Методрекомендаціями № 1327 та П(С)БО 8 амортизацію об’єкта НМА нараховуйте на систематичній основі протягом строку корисного використання, який визначте на свій розсуд.

Якщо у договорі з підприємством-розробником встановлено строк дії права користування програмним продуктом SAP, цей період і вважайте строком корисного використання для обчислення амортизації КІСУ. Але якщо в ліцензійному договорі не встановлено строку дії права користування програмним продуктом SAP, вважайте строк його використання необмеженим. Тоді строк корисного використання НМА КІСУ визначайте самотужки.

вріз 3

Для нарахування амортизації об’єкта НМА можете застосовувати строки його корисного використання, встановлені податковим законодавством (п. 26 П(С)БО 8). Податкову амортизації НМА обчислюйте за методами, встановленими П(С)БО, крім «виробничого» (пп. 138.3.1 ПК).

Для відображення в обліку витрат на створення і впровадження НМА КІСУ доцільно встановити єдиний для бухгалтерського і податкового обліку строк його експлуатації. Максимально можливий строк «податкової» експлуатації НМА становить 10 років (пп. 138.3.4 ПК).

Для обчислення бухгалтерської амортизації КІСУ оберіть один із методів амортизації (прямолінійний; зменшення залишкової вартості; прискореного зменшення залишкової вартості; кумулятивний; виробничий).

Амортизацію об’єкта НМА нараховуйте з першого числа місяця, наступного за місяцем введення цього об’єкта в експлуатацію і припиняйте з місяця, наступного за місяцем його вибуття.

Суму нарахованої амортизації відображайте у складі витрат. Позаяк КІСУ більшою мірою користується адміністративний персонал, витрати з амортизації доцільно включати саме до складу адміністративних витрат.

Отже, амортизацію КІСУ в бухгалтерському обліку відображайте за дебетом рахунку 92 «Адміністративні витрати» із кредитом субрахунку 133 «Накопичена амортизація нематеріальних активів».

Витрати на утримання

Із початком використання різноманітних КІСУ у підприємства з’являються такі статті витрат, як їх супровід, обслуговування, діагностика, налагодження тощо. Найчастіше умови ліцензійної угоди із підприємством-розробником передбачають технічне підтримання ПЗ після введення в експлуатацію КІСУ.

Витрати на підтримання об’єкта НМА у придатному для користування стані й одержання первісно визначеного розміру майбутніх економічних вигід від його використання включайте до складу витрат звітного періоду (п. 2.11 Методрекомендацій № 1327).

вріз 4

Тобто всі витрати, пов’язані з використанням НМА КІСУ, після його введення в експлуатацію визнавайте поточними витратами. Аналогічно до амортизаційних витрат, їх доцільно відносити до адміністративних витрат: за дебетом рахунку 92 із кредитом рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», субрахунку 685 «Розрахунки з іншими кредиторами».

Податковий облік

Податкову амортизацію НМА обчислюйте відповідно до ПСБО або МСФЗ з огляду на обмеження, встановлені підпунктом 138.3.4 ПК. Так, у податковому обліку для НМА з невизначеним строком використання передбачайте мінімальний дворічний та максимальний десятирічний строки корисного використання. До того ж для обчислення об’єкта амортизації у податковому обліку не враховуйте переоцінки.

З метою податкового обліку КІСУ, створений на базі комп’ютерного продукту SAP, включайте до шостої групи НМА (пп. 138.3.4 ПК).

Крім цього, у статті 138 ПК передбачено, що фінансовий результат до оподаткування збільшують на суму нарахованої амортизації НМА відповідно до ПСБО або МСФЗ і зменшують на суму обчисленої амортизації за пунктом 138.3 ПК.

вріз 5

Тобто, якщо вестимете податковий і бухгалтерський облік НМА за однаковими строками і методами амортизації, то на обчислення бази оподаткування податком на прибуток нарахована амортизація не вплине.

Документальне оформлення

Для ведення аналітичного обліку та оформлення операцій із НМА можна застосовувати типові форми первинного обліку, затверджені наказом Мінфіну від 22.11.2004 № 732 (п. 1.4 Методрекомендацій № 1327).

На кожен об’єкт НМА складіть за формою № НА-1 «Акт введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів». Цей акт має містити, зокрема, правові умови введення об’єкта НМА у господарський оборот. Для цього наведіть документи, згідно з якими об’єкт вводять у господарський оборот:

  • ліцензійний договір;
  • акт приймання-передачі об’єкта НМА;
  • документи (довідки), що описують власне об’єкт НМА чи порядок його використання (письмовий опис та/або зображення із формулою, креслення, схема, зразок, дискета, аудіо-, відеокасета тощо).

Зазначте також вартість, строк корисного використання, особу, відповідальну за використання об’єкта.

Первинні документи про витрати на об’єкт НМА мають містити інформацію про призначення витрат (виконання робіт зі створення НМА, витрачання матеріальних цінностей тощо), кількісні й вартісні показники таких витрат, підписи уповноважених посадових осіб.

За даними форми № НА-1 на кожен об’єкт НМА за формою № НА-2 відкрийте «Інвентарну картку обліку об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів».

Крім цього, задля достовірного відображення в обліку придбання і впровадження ПЗ системи SAP доцільно видати розпорядження щодо порядку обліку цього об’єкта і всіх супутніх витрат на його створення та обслуговування.

В рамочке с пальчиком

РЕЗЮМЕ

Створення власної корпоративної інформаційної системи управління (КІСУ) — оптимальний варіант захисту інформації підприємства від несанкціонованого доступу.

За ліцензійним договором кінцевому користувачеві, як правило, не надають право розповсюджувати й доопрацьовувати комп’ютерну програму SAP. Тому платежі за таким договором не є роялті.

До балансової вартості НМА КІСУ включайте не лише вартість власне ПЗ системи SAP, а й витрати, пов’язані з розроблення і впровадженням КІСУ.

Вріз 1

Інформація

Невиключне право

користування комп’ютерною програмою SAP у бухгалтерському та податковому обліку визнавайте як об’єкт нематеріального активу

Вріз 2

На замітку
До балансової вартості КІСУ
входить не лише вартість ПЗ, а й витрати, пов’язані з його розробленням і впровадженням

Вріз 3

Увага
Строком корисного користування
ПЗ SAP для обчислення амортизації КІСУ вважайте строк дії права користування, визначений у договорі

Вріз 4

На замітку
Витрати на підтримання
об’єкта НМА у придатному для використання стані включайте до складу витрат звітного періоду

Вріз 5

На замітку
Амортизація не вплине
на обчислення бази оподаткування податком на прибуток за однакового податкового і бухгалтерського обліку НМА