Питання: приватний підприємець надає бухгалтерські послуги підприємству. У штаті такого підприємства є бухгалтер, який займається виключно первинними документами та податковими накладними. Чи повинен підприємець-бухгалтер підписувати документи (та ставити свою печатку на них), які він створює для підприємства-клієнта, якщо це передбачено договором? Йдеться про нарахування зарплати, розрахунках резервів, податкових різниць, інвентаризації?

Відповідь: Ключовою нормою законодавства для відповіді на це запитання є ст.8 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV, адже саме в цій статті зазначено, що питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Уповноважений орган – це особа, яка має відповідні повноваження на вчинення дій, що мають юридичне значення для підприємства та вчиняються від його імені. Це спрощене для розуміння визначення.

Що стосується посадової особи, то у цьому разі йдеться про осіб, які обіймають певні посади та класифікуються як службові у розумінні ст.18 Кримінального кодексу України, а саме постійно чи тимчасово обіймають на підприємствах посади, пов’язані з виконанням організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських функцій, або виконують такі функції за спеціальним повноваженням, яким особа наділяється повноважним органом державної влади, органом місцевого самоврядування, центральним органом державного управління із спеціальним статусом, повноважним органом чи повноважною службовою особою підприємства, установи, організації, судом або законом. При цьому слід мати на увазі, що

• організаційно-розпорядчими визнаються обов’язки по здійсненню керівництва галуззю промисловості, трудовим колективом, ділянкою роботи, виробничою діяльністю окремих працівників на підприємствах, в установах чи організаціях незалежно від форми власності. Такі функції виконують, зокрема, керівники міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, державних, колективних чи приватних підприємств, установ і організацій, їх заступники, керівники структурних підрозділів (начальники цехів, завідуючі відділами, лабораторіями, кафедрами), їх заступники, особи, які керують ділянками робіт (майстри, виконроби, бригадири тощо).
• адміністративно-господарськимивизнаються обов’язки по управлінню або розпорядженню державним, колективним чи приватним майном (установлення порядку його зберігання, переробки, реалізації, забезпечення контролю за цими операціями тощо). При цьому, такі повноваження в тому чи іншому обсязі є у начальників планово-господарських, постачальних, фінансових відділів і служб,

Отже ознакам уповноваженого органу чи посадової особи в межах трудових чи корпоративних відносин у розумінні ККУ відповідає головний бухгалтер або бухгалтер, навіть у випадках коли такі обов’язки ним виконуються як на постійній основі, так і тимчасово, на підставі спеціального повноваження.

Повертаючись до ст.8 Закону № 996 відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого строку, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів. З цієї норми випливає, що не будь-яка посадова особа несе зазначену відповідальність, а лише та, яка здійснює керівництво підприємством.

Отже відповідальність саме за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності несе той, хто керує підприємством.

Саме такий керівник і наділений повноваженнями самостійно обирати форми організації бухгалтерського обліку, а саме:

• введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
• користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи та ін.

При цьому підприємство самостійно:

• обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених Законом № 996, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних;
• розробляє систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів;
• затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку.

Створення необхідних умов для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечення неухильного виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів Законом № 996 віднесено до обов’язків керівника.

До обов’язків особи, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства, Закон № 996 відносить:

• забезпечення дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановлені строки фінансової звітності;
• організацію контролю за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;
• участь в оформленні матеріалів, пов’язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства;
• забезпечення перевірки стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства;
• подання в установленому порядку та у випадках, передбачених Законом України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення», інформації центральному органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення.

Отже, повноваження визначати «підписантів» бухгалтерських документів закон делегує підприємству, тобто його власнику чи керівнику.

Залучення фахівця у сфері бухгалтерського обліку для його ведення є такою його формою, як користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи. Тобто власник, керівник підприємства чи уповноважений ним орган несе відповідальність за ведення бухгалтерського обліку, користуючись при цьому працею штатного бухгалтера чи послугами фахівця, який такі послуги надає на підставі цивільно-правового договору як підприємець. Так як законодавство покладає відповідальність за ведення бухобліку на власника чи керівника, то факт підписання бухгалтерських документів підприємцем, який діє на підставі цивільно-правового договору таку відповідальність на такого підприємця не перекладає.

Проте це не означає, що такий підприємець не несе ніякої відповідальності за результати своїх помилок. Така відповідальність настає у сфері приватних правовідносин за шкоду, заподіяну підприємству неналежними послугами. Підписання бухгалтерських та податкових документів у цьому разі буде підставою для відшкодування такої шкоди.

Відповідно до ст.628 Цивільного кодексу України зміст договору становлять умови (пункти), визначені на розсуд сторін і погоджені ними, та умови, які є обов’язковими відповідно до актів цивільного законодавства. Це так звані, істотні умови договору. І якщо вони на вимогу однієї сторони і за згодою другої включені до тексту договору, то вони стають обов’язковими для сторін. Отже, якщо договір з ФОПом-бухгалтером включає обов’язок такого бухгалтера підписувати певні бухгалтерські та податкові документи, то ставити свій підпис під такими документами ФОП-підприємець зобов’язаний, навіть якщо в штаті підприємства є інший бухгалтер.

До того, ж відповідно до ч.4. ст.9 Закону № 996 регістри бухгалтерського обліку повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні. Тож, якщо ФОП-підприємець як бухгалтер брав участь у складанні регістрів бухгалтерського обліку, то підписати їх він повинен ще й у силу закону.

Такий самий обов’язок встановлено й щодо фінансової звітності. Відповідно до ч.1 ст.11 Закону № 996 фінансова звітність підписується керівником (власником) підприємства або уповноваженою особою у визначеному законодавством порядку та бухгалтером або особою, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства.