Підпис бухгалтера та звітність без нього

Питання: Штатним розписом підприємства не було передбачено посади бухгалтера. Ведення обліку та подання податкових декларацій в електронному вигляді здійснювалося безпосередньо директором з його ЕЦП.

У певний момент підприємство вносить зміни до свого штатного розпису, увівши до його складу посаду «бухгалтер».  Проте, не дивлячись на появу  на підприємстві бухгалтера, уся звітність до податкового органу продовжує подаватися як і раніше лише з одним підписом (ЕЦП) директора.

Чим таке може бути небезпечним для підприємства, які конкретно негативні наслідки можуть бути?

Особливо мене хвилює чи може податковий орган визнати не дійсними усі декларації, подані підприємством у тому періоді коли вже на підприємстві був бухгалтер, проте звітність подавалася лише з одним підписом (ЕЦП) директора.

ДУЖЕ ПОПРОШУ ПЕРЕДАТИ МОЄ ПИТАННЯ НА РОЗГЛЯД ЮРИСТАМ АФ «ЄФІМОВ ТА ПАРТНЕРИ». Дуже сподіваюся отримати відповідь на своє питання саме від АФ «Єфімов та партнери».

Відповідь: Відповідно до ключової норми ст.8 Закону про бухоблік питання організації бухобліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Уповноважений орган – це особа, яка має відповідні повноваження на вчинення дій, що мають юридичне значення для підприємства та вчиняються від його імені. Посадовими ж є особи, які обіймають певні посади та класифікуються як службові (у розумінні ст.18 ККУ[1]) – постійно чи тимчасово обіймають посади, пов’язані з виконанням організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських функцій, або виконують такі функції за спеціальним повноваженням. Ним вказану особу може наділити, зокрема, повноважна службова особа підприємства, суд, законом. При цьому слід мати на увазі, що в аспекті «середньостатистичного» підприємства:

  • організаційно-розпорядчими визнаються обов’язки по здійсненню керівництва трудовим колективом, ділянкою роботи, виробничою діяльністю окремих працівників. Їх виконують, зокрема, керівники підприємств, їх заступники, керівники структурних підрозділів (начальники цехів, завідуючі відділами), їх заступники, особи, які керують окремими ділянками робіт (майстри, бригадири тощо).
  • адміністративно-господарськими визнаються обов’язки по управлінню або розпорядженню майном (установлення порядку його зберігання, переробки, реалізації тощо). При цьому, такі повноваження в тому чи іншому обсязі є у начальників планово-господарських, постачальних, фінансових відділів і служб.

Отже, ознакам уповноваженого органу чи посадової особи в межах трудових чи корпоративних відносин у розумінні ККУ відповідає головний бухгалтер або бухгалтер, навіть у випадках, коли такі обов’язки ним виконуються як на постійній основі, так і тимчасово, на підставі спеціального повноваження.

Повертаючись до ст.8 Закону про бухоблік, слід зазначити, що відповідальність за організацію бухобліку та забезпечення фіксації фактів здійснення господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого строку (але не менше 3 років), несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник. З цієї норми випливає, що не будь-яка посадова особа несе зазначену відповідальність, а лише та, яка здійснює керівництво підприємством.

Саме вона має право самостійно обирати форми організації бухобліку, зокрема:

  • введення до штату посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
  • користування послугами спеціаліста з бухобліку, зареєстрованого як підприємець.

При цьому відповідно до ч.5 вищевказаної статті  підприємство самостійно визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів.

Однак, що стосується посади бухгалтера підприємства та фінансової звітності, то в цьому випадку слід зазначити про існування спеціальної норми, а саме ст.11 Закону про бухоблік. Відповідно до цієї норми підприємства зобов’язані складати фінансову звітність на підставі даних бухгалтерського обліку. Фінансова звітність підписується керівником (власником) підприємства або уповноваженою особою у визначеному законодавством порядку та бухгалтером або особою, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства. У разі, якщо бухгалтерський облік підприємства ведеться підприємством, що провадить діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності, фінансову звітність підписують керівник підприємства або уповноважена особа, а також керівник підприємства, що провадить діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності, або уповноважена ним особа. При цьому відповідальність підприємства, що провадить діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності, визначається законом та договором про надання бухгалтерських послуг.

Фінансову звітність підприємства, що становить суспільний інтерес, підписують керівник або уповноважена особа у визначеному законодавством порядку та головний бухгалтер. Фінансова звітність недержавних пенсійних фондів та інститутів спільного інвестування підписується у порядку, передбаченому законодавством.

 

Відповідно до п.48.3. ст.48 Податкового кодексу України податкова декларація повинна містити обов’язкові реквізити, до яких віднесено також підписи посадових осіб платника податку, визначених ПКУ, засвідчені печаткою платника податку (за наявності). Відповідно до пп.48.5.1. ст.48 ПКУ податкова декларація повинна бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу. І лише у разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується таким керівником.

Згідно з п.46.2. ст.46 ПКУ платник податку на прибуток (крім платників податку на прибуток, які відповідно до Закону про бухоблік зобов’язані оприлюднювати річну фінансову звітність та річну консолідовану фінансову звітність разом з аудиторським звітом) подає разом з відповідною податковою декларацією квартальну або річну фінансову звітність у порядку, передбаченому для подання податкової декларації з урахуванням вимог ст.137 ПКУ. При цьому фінансова звітність або звіт про фінансовий стан (баланс) та звіт про прибутки та збитки та інший сукупний дохід (звіт про фінансові результати) є додатком до податкової декларації з податку на прибуток (звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, розрахунку частини чистого прибутку (доходу), дивідендів на державну частку) та її невід’ємною частиною.

У разі неподання до органу ДФС фінансової звітності разом з Декларацією (Звітом) як її невід’ємної частини, така податкова звітність не визнається податковою декларацією. Про це наголошено й на сайті ДПС України (http://dn.sfs.gov.ua/diialnist/vzaem-z-gromadskist/informatsiyni-materiali/print-298262.html).

Відповідальність за неподання або несвоєчасне подання платником податків або іншими особами, зобов’язаними нараховувати та сплачувати податки, збори, податкових декларацій (розрахунків) передбачена п. 120.1 ст. 120 ПКУ.

Тобто, неподання або несвоєчасне подання платником податку на прибуток (неприбутковими підприємствами, установами та організаціями) Декларації (Звіту), обов’язок подання яких до контролюючих органів передбачено ПКУ, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 340 гривень, за кожне таке неподання або несвоєчасне подання. Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень за кожне таке неподання або несвоєчасне подання.

Згідно з п.49.8. ст.49 ПКУ прийняття податкової декларації є обов’язком контролюючого органу. Під час прийняття податкової декларації уповноважена посадова особа контролюючого органу, в якому перебуває на обліку платник податків, зобов’язана перевірити наявність та достовірність заповнення всіх обов’язкових реквізитів, передбачених п.п.48.3 та 48.4 ст.48 ПКУ.

У разі подання платником податків до контролюючого органу податкової декларації, заповненої з порушенням вказаних вимог, контролюючий орган зобов’язаний надати такому платнику податків письмове повідомлення про відмову у прийнятті його податкової декларації із зазначенням причин такої відмови (п.49.11. ст.49 ПКУ).

Про те, які ще ризики приховує в собі посада головного бухгалтера підприємства можна прочитати також тут: http://yefimov.com.ua/?p=1353

[1] Кримінальний кодекс України від 05.04.2001 р. № 2341-III.