ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ: без матеріально відповідальної особи

Сайт “UTEKA”:   https://uteka.ua/ua/publication/commerce-12-xozyajstvennye-operacii-9-inventarizaciyabez-materialno-otvetstvennogo-lica-mozhno-li 

Може так статися, що матеріально відповідальна особа (наприклад, завідувач складом) раптово захворіла і перебуває на лікарняному. Проте життя на підприємстві не зупиняється, рух матеріальних цінностей треба продовжувати. Як вчиняти в такій ситуації? Чи може матеріально відповідальна особа підписатись в інвентаризаційній відомості пізніше, коли вийде з лікарняного? Чи можна її замінити представником по довіреності?

Ст.10 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV вказує на те, що об’єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов’язковим згідно з законодавством.

Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань затверджено наказом МФУ від 02.09.2014 № 879, зареєстрованим в МЮУ 30.10.2014 за № 1365/26142 (далі – Положення). Стосовно обов’язковості проведення інвентаризації Положення у п.4 Розділу І вказує на те, що проведення інвентаризації є обов’язковим, у тому числі, у разі зміни матеріально відповідальних осіб, на день приймання-передачі справ в обсязі активів, які знаходяться на відповідальному зберіганні. Цілком логічним є припущення про те, що завідувач складом є матеріально відповідальною особою і з ним укладено договір про повну матеріальну відповідальність. Тож далі виходитимемо саме з цього.

Відповідно до Розділу ІІ Положення інвентаризаційна комісія створюється розпорядчим документом керівника підприємства. До неї можуть входити представники апарату управління підприємства, бухгалтерської служби (представники аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, суб’єкта підприємницької діяльності – фізичної особи, яка здійснює ведення бухгалтерського обліку на підприємстві на договірних засадах) та досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженери, технологи, механіки, виконавці робіт, товарознавці, економісти, бухгалтери). Інвентаризаційну комісію очолює керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства. У тих випадках, коли бухгалтерський облік ведеться безпосередньо керівником підприємства, інвентаризаційну комісію очолює керівник підприємства самостійно.

За рішенням керівника підприємства до складу інвентаризаційної комісії можуть бути включені члени ревізійної комісії господарського товариства.

Згідно з п.2.4. Розділу ІІ Положення матеріально відповідальні особи не включаються до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться у них на відповідальному зберіганні. А відповідно до п.7. Розділу ІІ Положення матеріально відповідальні особи дають в інвентаризаційному описі розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здані в бухгалтерію, що всі цінності, які надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані.

Інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії (або робочої інвентаризаційної комісії, у разі її створення) та у присутності матеріально відповідальної особи. (п.1. Розділу ІІ Положення).

На підприємстві, де через великий обсяг робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечено однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації  у місцях зберігання та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії. При цьому матеріально відповідальні особи не включаються до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться у них на відповідальному зберіганні (п.2.4. Розділу ІІ Положення).

Отже, враховуючи зазначене вище, слід дійти висновку про те, що завідувач складом, як матеріально відповідальна особа, не може бути включеним до складу робочої інвентаризаційної комісії, а його присутність під час інвентаризації на складі є обов’язковою.

Звідси наступний висновок: порушення вказаних правил може бути підставою для неприйняття результатів такої інвентаризації як юридично значимої. Якщо, наприклад, питання стане про доказову силу такої інвентаризації у кримінальному чи іншому судовому провадженні, то порушення вказаних правил, а саме відсутність завідувача складом під час інвентаризації матиме наслідком недопустимість акту інвентаризації як письмового доказу, а отже й втрату ним доказової сили.

Однак, якщо складання такого акту переслідує суто формальну ціль – його наявність при зміні матеріально-відповідальних осіб, і такий акт ніколи не буде оцінюватися судом з точки зору його допустимості, як доказу, то він свою функцію формального документа може виконати. Проте гарантій того, що саме на цій функції усе й закінчиться, мабуть ніхто дати не зможе.

Ну і насамкінець щодо процесуальних аспектів слід зауважити, що допустимість доказів визначена, наприклад, у ст.78 Цивільного процесуального кодексу України і полягає в тому, що суд не бере до уваги докази, що одержані з порушенням порядку, встановленого законом. Тож, акт інвентаризації складу складений за відсутності завідувача складом, навряд чи буде прийнятий судом як допустимий доказ.

 

Існує точка зору, що матеріально відповідальну особу під час інвентаризації можна замінити її представником. Ґрунтується вона на тому, що згідно зі ст.9 Цивільного кодексу України його положення застосовуються до трудових відносин, якщо вони не врегульовані іншими актами законодавства. Зокрема, як стверджують прихильники цієї точки зору, на підставі ст.237 ЦК України матеріально відповідальну особу може представляти її представник – особа , яка матиме повноваження діяти від імені матеріально відповідальної особи (у т. ч. вчиняти правочини) під час проведення інвентаризації та передачі матеріальних цінностей. При цьому відповідальність за результати інвентаризації нестиме довіритель.

Пропонується також у договір про повну матеріальну відповідальність додати умову про зобов’язання матеріально відповідальної особи брати участь в інвентаризації особисто або за певних обставин надати відповідні права представнику.

 

Назвати бездоганним такий юридичний механізм не просто. Особливо коли результати інвентаризації матимуть наслідки у вигляді процесуальних дій в кримінальному чи цивільному провадженні. Наприклад, коли підприємство намагатиметься стягнути з матеріально відповідальної особи нестачу, або коли такого працівника звинувачуватимуть у крадіжці. У цьому разі судді досить прискіпливо оцінюватимуть доказову силу акту інвентаризації, складеного за присутності представника матеріально відповідальної особи, а не самої такої особи.

 

Контраргументами може бути наступне.

 

Відповідно до ст.237 ЦК України представництвом є правовідношення, в якому одна сторона (представник) зобов’язана або має право вчинити правочин від імені другої сторони, яку вона представляє. Згідно зі ст.202 ЦК України правочином є дія особи, спрямована на набуття, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків.

Проведення інвентаризації та участь у ній матеріально відповідальної особи не спрямовано на набуття, зміну або припинення цивільних прав та обов’язків. Метою інвентаризації є забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства (п.5 Розділу І Положення).

За оптимального та найбільш розповсюдженого результату інвентаризації цивільні права та обов’язки матеріально відповідальної  особи взагалі не повинні виникати чи змінюватися. Усі ТМЦ мають бути на місці. Нестача чи надлишки, що виявлені за результатами інвентаризації, свідчать про те, що облік недостовірний.

Крім того, відповідно до ч.2. ст.238 ЦК України представник не може вчиняти правочин, який відповідно до його змісту може бути вчинений лише особисто тією особою, яку він представляє. Тож якщо присутність під час інвентаризації з великою «натяжкою» й назвати правочином, а призначення представника саме для його вчинення, то такий представник не може замінити матеріально відповідальну особу. Ну, хоча би тому, що відповідно до п.7. Розділу ІІ Положення матеріально відповідальні особи дають в інвентаризаційному описі розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здані в бухгалтерію, що всі цінності, які надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані. Така розписка, видана представником матеріально відповідальної особи, який діє на підставі довіреності, буде викликати більше сумнівів, аніж довіри.

 

І, врешті-решт, довіреність має бути видана самим матеріально відповідальним працівником, який не завжди зацікавлений у тому, щоб інвентаризація проводилася за його відсутності. Хоча би тому, що наслідки від такої інвентаризації настануть для нього, а не для представника.

 

З урахуванням викладеного можна стверджувати, що інвентаризація, проведена в присутності представника матеріально відповідальної особи, який діє на підставі довіреності, викликатиме більше питань, аніж відповідей, більше сумнівів щодо доказової сили акту такої інвентаризації. Тому користуватися таким варіантом її проведення варто лише тоді, коли потреба у доказовій силі такого акту відсутня, коли акт інвентаризації – просто необхідна формальність.