Нюанси електронного документообігу

EXPERTUS. Головбух

Питання: Додаткова угода на електронний документообіг власноруч підписана.

Чи можна закрити договір суборенди додатковою угодою підписавши електронним цифровим підписом?

Чи правомірно закривати та підписувати додаткову угоду на закриття договору суборенди електронним цифровим підписом, а не живим/власноручним?

Наприклад, нежитлове приміщення, дата договору та акт прийому від 30.04.2021, додаткова угода на електронний документообіг 01.02.2022, додаткова угода на закриття договору та акт повернення 01.01.2023. При цьому відкриття нового договору з іншим контрагентом 01.01.2023 року та акт прийому 01.01.2023.

Чи є також правомірним закриття та відкриття договорів суборенди в один день 01.01.2023?

Відповідь: Відповідно до ст.5 Закону України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851) «електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа». При цьому хоча він створюється, передається і зберігається електронними засобами, його можна перетворити у візуальну форму, якою є «відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною».

 

Згідно зі ст. 6 Закону № 851 для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

 

Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб’єктами електронного документообігу на договірних засадах (ст. 6 Закону № 851). Тобто законодавець надає право учасникам електронного документообігу самим узгодити використання таких видів електронних підписів, які не передбачені Законом № 2155. У тому числі й шляхом регулювання їх відносин у частині підписання та обміну електронними документами відповідно до законодавства іноземної держави, як це вказано у ч.2 ст.38 Закону № 2155.

 

Повертаючись до форми договору, зазначимо, що відповідно до ст.205 Цивільного кодексу України правочин може вчинятися усно або в письмовій (електронній) формі. Сторони мають право обирати форму правочину, якщо інше не встановлено законом.

Водночас, згідно зі ст.207 ЦК України правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, або надсилалися ними до інформаційно-телекомунікаційної системи, що використовується сторонами. У разі якщо зміст правочину зафіксований у кількох документах, зміст такого правочину також може бути зафіксовано шляхом посилання в одному з цих документів на інші документи, якщо інше не передбачено законом.

Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу звʼязку.

Тож з точки зору ЦК України договір укладений в електронній формі вважається таким, що укладений у письмовій формі. А тому додаткова угода, укладена в електронній формі, до договору, укладеному в письмовій формі, з точки зору ЦК України вважається такою, що укладена в письмовій формі. Іншими словами законодавець з точки зору юридичних наслідків не розмежовує договір, укладений на папері, та електронний договір. А тому договір оренди, укладений на папері, цілком може бути «закритий» шляхом укладення додаткової угоди в електронній формі.

Оформлення первинних документів в електронній формі прямо дозволено ст. 9 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996). Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Домовленість про використання саме електронних документів має усе ж таки бути досягнута учасниками господарських відносин.

Так, якщо одна сторона наполягає на оформлені накладної у паперовій формі, то інша не зможе їй у цьому відмовити, оскільки ці правовідносини характеризуються рівністю прав.

Домовленість про складання первинних документів в електронній формі можна зазначити в господарському договорі, у додатковій угоді до нього, або ж навіть досягти усно. Так, якщо договір не передбачає оформлення первинних документів в електронній формі, то це не є підставою заперечувати правомірність їх оформлення саме так.

Більше того правомірність обміну електронними первинними документами не ставиться законодавцем в залежність від того, в якій формі про це було досягнуто згоди (паперовій чи електронній).

Первинні документи в електронній формі передбачені Законом України № 996 і тому вони мають такі ж наслідки, як і документи, складені в паперовій формі.

 

Стосовно питання оформлення в один день 01.01.2023 акту приймання передачі слід виходити з того, що згідно зі ст.795 ЦК України передання наймачеві будівлі або іншої капітальної споруди (їх окремої частини) оформляється відповідним документом (актом), який підписується сторонами договору. З цього моменту починається обчислення строку договору найму, якщо інше не встановлено договором.

Повернення наймачем предмета договору найму оформляється відповідним документом (актом), який підписується сторонами договору. З цього моменту договір найму припиняється.

Якщо виходити з того, що відповідно до ст.253 ЦК України перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якою пов’язано його початок, то слід стверджувати, що при складанні акта приймання об’єкта оренди орендарем 01.01.2023 строк оренди обраховуватиметься з 02.01.2023. Звісно в договорі можна й інакше домовитися. Наприклад, зазначити, що строк оренди починається з дня, в який відбулося складання відповідного акту.

Зрозуміло, що одне й те ж приміщення не може одночасно перебувати в оренді двох різних орендарів: один з яких 01.01.2023 повертає орендоване майно власнику, а інший – отримує його від власника у цей самий день. В такій ситуації можна порадити в обох актах окрім дати 01.01.2023 вказати ще й час. Важливо, щоб попередній орендар повернув приміщення раніше по часу, аніж новий – його прийняв в оренду.

 

 

  О.Єфімов,

Старший партнер Адвокатського об’єднання «Адвокатська фірма «Єфімов та партнери», доктор філософії права, доцент, адвокат, аудитор, доцент кафедри приватного права, Київського національного економічного університету імені Вадима Гетьмана, член Науково-консультативної ради при Верховному Суді