Відповідно до ст.5 Закону України «Про громадянство України» від 18.01.2001 № 2235-III одним із документів, що підтверджують статус громадянина України є паспорт громадянина України, так званий – внутрішній паспорт, поряд із паспортом громадянина України для виїзду за кордон – закордонним паспортом.

Внутрішній паспорт на сьогодні буває у формі ID-картки або книжечки зразка 1994 року.

Це основний документ, до якого «підв’язана» інша інформація про громадянина України і з яким його ідентифікують в банках та державних органах. Тому поновлення документів слід починати саме з паспорту.

Якщо паспорт було втрачено, особі потрібно невідкладно звернутися із заявою про втрату документа до поліції та отримати від поліцейських витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань. Якщо ж документ втрачено за межами України, то звертатися слід до місцевої поліції. Надалі, для оформлення нового документа, особі необхідно особисто звернутися до однієї з таких установ:

• у підрозділ ДМС України;
• у центр надання адміністративних послуг (ЦНАП);
• у центр обслуговування громадян «Паспортний сервіс».

Оформити новий паспорт можна за місцем звернення особи, але у тих населених пунктах, які знаходяться на підконтрольних Україні територіях, де влада України контролює безпекову ситуацію.

Для оформлення паспорта громадянина України у формі ID-картки замість втраченого або викраденого заявник має подати:

• заяву про втрату паспорта;
• витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань (у разі викрадення паспорта), або ж відповідний документ від поліції іноземної держави. Його варто легалізувати, перекласти на українську мову та посвідчити переклад нотаріально;
• документ, що підтверджує сплату адміністративного збору, або оригінал документа про звільнення від його сплати;
• довідку органу реєстрації встановленого зразка про місце проживання (за наявності).

Крім того, для відновлення паспорта у разі їх наявності можуть знадобитися додаткові документи:

• довідка про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП) або повідомлення про відмову від його прийняття (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття зазначеного номера);
• якщо є неповнолітні діти – свідоцтва про їх народження;
• свідоцтво про шлюб або про розірвання шлюбу (за наявності);
• довідка про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи – для внутрішньо переміщених осіб;
• для особи, яка не може пересуватися самостійно у зв’язку з тривалим розладом здоров’я – одна фотокартка розміром 10 х 15 сантиметрів для внесення відцифрованого образу обличчя особи шляхом сканування із застосуванням засобів Реєстру;
• для бездомних осіб – посвідчення про взяття на облік бездомних осіб. Навряд чи директор і кінцевий бенефіціарний власник має таку довідку, але раптом…;
• для осіб, яких не було встановлено за результатами проведення процедури встановлення особи – рішення суду про встановлення особи. Таку процедуру слід пройти шляхом подання заяви в суд у справі окремого провадження для встановлення юридичного факту. Для цього варто звернутися до адвоката, щоб отримати кваліфіковану юридичну допомогу.

На офіційному веб-сайті Державної міграційної служби України можна знайти актуальну інформацію щодо отримання втраченого паспорта.

Після поновлення внутрішнього паспорта (на сьогодні це не складна процедура, яку можна пройти в ЦНАП, Сервісному центрі, чи в підрозділ ДМС без залучення юристів) директору варто поновити (актуалізувати) інформацію в банку, який обслуговує підприємство. До речі, банки часто вимагають цю процедуру проходити регулярно і незалежно від того, чи втрачено паспорт.

Наприклад, на сайті Приватбанку розміщена детальна інформація щодо актуалізації персональних даних в дистанційному режимі. Подібну інформацію з відповідними інструкціями можна знайти й на сайтах інших банків. І ця практика є не суто українською. Так само актуалізовувати персональні дані потрібно і в разі наявності рахунків в іноземних банках.

Щодо втраченої печатки питання взагалі простіше, оскільки на сьогодні наявність печатки взагалі не є обов’язковим, принаймні для підприємств недержавної форми власності. До того ж отримувати будь-які дозволи на виготовлення чи заміну печатки на сьогодні взагалі не потрібно.

Замовити відновлення печатки або штампа може будь-яка людина або організація. Важливо надати якісне фото відбитка печатки чи штампа із зазначенням розмірів відбитку печатки або штампа, які потрібно відновити. І це все, що для цього потрібно.

Відновлення інших викрадених чи втрачених документів залежить від того, про який саме документ йдеться.

Стосовно нерухомого майна, наприклад, слід виходити з того, що відповідно до ст.2 Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» від 01.07.2004 № 1952-IV (далі – Закон № 1952) державна реєстрація речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень – це офіційне визнання і підтвердження державою фактів набуття, зміни або припинення речових прав на нерухоме майно, обтяжень таких прав шляхом внесення відповідних відомостей до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно. А згідно зі ст.3 цього ж Закону речові права на нерухоме майно та їх обтяження, що підлягають державній реєстрації відповідно до цього Закону, виникають з моменту такої реєстрації.

Тобто право власності на певне нерухоме майно підтверджується відповідним записом в Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно, а документом, що підтверджує таке право є відповідний витяг. Згідно зі ст.18 Закону № 1952 державна реєстрація прав проводиться в певному порядку, та включає, зокрема, формування витягу з Державного реєстру прав про проведену державну реєстрацію прав для подальшого використання заявником. А відповідно до ст.21 Закону № 1952 рішення державного реєстратора, витяг з Державного реєстру прав про проведену державну реєстрацію прав надаються в електронній та (за бажанням заявника) в паперовій формі. Витяг з Державного реєстру прав про проведену державну реєстрацію прав за бажанням заявника надається у паперовій формі. Такий витяг у паперовій формі надається з проставленням підпису та печатки державного реєстратора чи адміністратора центру надання адміністративних послуг (у разі отримання витягу шляхом звернення до центру надання адміністративних послуг).

Форма та зміст витягу з Державного реєстру прав про проведену державну реєстрацію прав визначаються Кабінетом Міністрів України в Порядку ведення Державного реєстру прав.

Отже, втрата витягу з Державного реєстру речових прав може бути компенсована зверненням до державного реєстратора (нотаріуса з відповідними повноваженнями) або в ЦНАП та отриманням нового витягу.

Враховуючи викладене, слід стверджувати, що в описаній ситуації найкритичнішим є втрата паспорта громадянина України, який поновлюється за відповідною процедурою. Поновлення інших документів є або похідною процедурою, або ж взагалі не є потрібним, оскільки за існування державних реєстрів відповідні права підтверджуються віртуальними записами в таких реєстрах. А паперові витяги з них – це лише похідні документи, які можна отримати у відповідних осіб чи в органах.