ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ
(опубліковано в “Україна Бізнес Ревю” №13-14 (1134-1135), 27 березня – 7 квітня 2012)
«Електронне» життя усе більше заводить нас у залежність від нього. Спробуйте собі уявити день без комп’ютера чи мобільного телефону. Колись у нас в офісі виключилося світло, а акумуляторів у ноутбуках вистачило лише на дві години. Далі ми залишилися без доступу до електронних баз нормативних актів і усвідомили: ми стали за своєю суттю інвалідами. Як інвалід не може обходитися без милиць, так і юристу сьогодні майже неможливо обійтися без електроніки.
Банк, у якому відкрито рахунок нашої фірми, розташований за 650 км від Києва. Але усі незручності, пов’язані з цією відстанню, усуваються електронними стосунками. Усі платежі здійснюються в режимі обміну електронними документами.
Або ж, наприклад, для того, щоб органи державної податкової служби України були в змозі виконати покладені на них функції та завдання контролюючого органу, їм необхідно мати відповідну інформацію, їх діяльність повинна бути інформаційно та аналітично забезпечена. Для цього вони уповноважені здійснювати ряд заходів зі збору інформації з платників податків. Відповідно до пп.72.1.1.2. ст.72 ПКУ[1] одним із видів такої інформації є та, що надійшла від платників податків, зокрема інформація, що міститься у наданих великими платниками податків в електронній формі копіях документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документах, які ведуться в електронній формі, регістрах бухгалтерського обліку, фінансовій звітності, інших документах, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів.
Зрозуміло, що для того, аби правова норма функціонувала і права одних суб’єктів правовідносин реалізовувалися, цим правам повинні відповідати обов’язки інших суб’єктів таких правовідносин. Відповідно до п. 85.2. ст.85 ПКУ право податківців отримувати від великих платників податків документи в електронній формі забезпечується обов’язком останніх надати в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб копії документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів (якщо такі документи створюються ними в електронній формі), не пізніше робочого дня, наступного за днем початку документальної виїзної планової, позапланової перевірки, документальної невиїзної перевірки.
Відомо, що страховий ринок також має бажання перейти на електронну форму продажу страхових полісів. Продаж страхового полісу є підставою виникнення відповідних прав та обов’язків покупця та продавця, тобто такий продаж є правочином, а він повинен бути оформлений у відповідності до чинного законодавства, аби мати відповідні юридичні наслідки. Зрозуміло, що такий продаж зможе істотно підвищити ефективність та швидкість роботи страхових компаній та їх агентів.
Про електронний документ.
Спеціальним нормативним актом, який встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів є Закон про електронні документи[2]. Відповідно до ст.5 цього Закону електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Автором електронного документа є фізична або юридична особа, яка його створила.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною. Отже, у чистому вигляді електронний документ є незрозумілим для наших органів відчуття. Для цього, аби побачити електронний документ, його необхідно перетворити у візуальну форму. І зробити це потрібно за допомогою електронних засобів. При цьому відповідно до ст.7 зазначеного Закону оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.
Електронна форма документу не є його дефектом, його юридична сила не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. З точки зору процесуального законодавства допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму. Його навіть нотаріально посвідчити можна.
Проте, Закон про електронні документи встановлює обмеження для застосування електронного документ як оригіналу. Не можуть мати електронну форму свідоцтво про право на спадщину; документ, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів; інші документи у випадках, передбачених законом.
Обов’язковим реквізитом електронного документа вважаються обов’язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили. При цьому склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.
Одним із таких обов’язкових реквізитів електронного документа є електронний підпис, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу та накладанням якого завершується створення електронного документа. Без електронного підпису документ не буде електронним документом. Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу може здійснюватися суб’єктами електронного документообігу на договірних засадах. Тобто такі суб’єкти можуть домовитися між собою про те, яким чином вони накладатимуть інші електронні підписи, які за своїми ознаками не охоплені поняттям електронного підпису, що міститься в Законі про електронні документи.
Однак слід мати на увазі, що використання інших видів електронного підпису повинно бути обґрунтовано на законодавчому або договірному рівні між сторонами. За відсутності такого обґрунтування можуть настати наслідки невизнання документу електронним документом. Так, у постанові Київського апеляційного господарського суду від 01.06.2009 р. у справі № 37/111 зроблено однозначний висновок з цього питання: електронні повідомлення, надіслані електронною поштою за відсутності цифрового підпису автора не можуть вважатися такими, що вчинені в письмовій формі, та не є електронними документами.
Питання правового статусу електронного цифрового підпису та відносин, що виникають при використанні електронного цифрового підпису врегульовані спеціальним Законом про електронний цифровий підпис[3]. Цей Закон розрізняє так званий електронний та електронний цифровий підпис, що є видом першого. Так якщо електронним підписом вважаються дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних, то електронний цифровий підпис – це вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.
Якщо ж у цифрову форму переведено зображення власноручного підпису, який потім вставляється в електронну версію документа, то такий підпис не вважається електронним цифровим підписом.
Спростити відносини щодо застосування електронної форми документів можна, наприклад, застосуванням документів, переведених в електронну форму з паперової: «відскановані» паперові документи. Такі документи хоча й можуть містити власноруч зроблений платником підпис, проте також доказовою силою похвалитися не зможуть, бо для того, щоб їх ідентифікувати з особою, яка такий документ підписала, необхідно провести судово-почеркознавчу експертизу належності такого підпису конкретній особі. Може якийсь експерт і візьметься за таке підтвердження без оригінальної паперової версії, однак навряд чи стане такий експерт давати на 100% однозначний висновок. Певні сумніви все рівно повинні залишитися у висновку експерта. А, як відомо за презумпцією невинуватості, усі сумніви тлумачаться на користь обвинуваченого.
Повертаючись до електронного цифрового підпису, варто пояснити, як він з’являється та використовується технічно. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа. Тобто для того, щоб електронний документ був прочитаний та ідентифікований стосовно особи, яка його створила та підписала, необхідно такий підпис спочатку накласти (це робить підписувач), а потім перевірити (це робить отримувач електронного документа). Тобто для такої процедури потрібен особистий ключ, а також відкритий ключ. Особистий ключ – це параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу. А відкритий ключ – це параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб’єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису. Для того, щоб отримати відкритий ключ необхідно здійснити засвідчення чинності відкритого ключа, тобто пройти процедуру формування сертифіката відкритого ключа. Сертифікат відкритого ключа – це документ, виданий центром сертифікації ключів, який засвідчує чинність і належність відкритого ключа підписувачу. Сертифікати ключів можуть розповсюджуватися в електронній формі або у формі документа на папері та використовуватися для ідентифікації особи підписувача.
Центром сертифікації ключів, тобто юридичною особа, яка є суб’єктом підприємницької діяльності, надаються послуги електронного цифрового підпису. Такий центр має право надавати послуги електронного цифрового підпису та обслуговувати сертифікати ключів; отримувати та перевіряти інформацію, необхідну для реєстрації підписувача і формування сертифіката ключа безпосередньо у юридичної або фізичної особи чи у її уповноваженого представника. Тобто, для того, щоб набути можливість створювати електронні документи та підписувати їх електронним цифровим підписом, необхідно створити та отримати у центрі сертифікації ключів сертифікат відкритого ключа. Такий сертифікат на відповідному носієві передати отримувачу електронного документа, який потім з його допомогою зможе прочитати та ідентифікувати такий електронний документ.