Опубліковано в газеті “Бухгалтерія” № 8 (1099), 24 лютого 2014 року, стор.78-79

Запитання: Підприємство з 2007 року не погасило заборгованість працівнику як підзвітній особі? Чи є строк позовної давності у такому випадку? Які податкові наслідки?
Відповідь: Між найманим працівником та його роботодавцем, зазвичай, виникають трудові відносини. Але це не виключає можливості виникнення між ними й відносин, що регулюються іншими нормами права, зокрема цивільно-правовими.
Ст.3 ЦКУ до загальних засад цивільного законодавства відносить свободу договору. При цьому відповідно до ст.203 ЦКУ «волевиявлення учасника правочину має бути вільним і відповідати його внутрішній волі». Учасниками цивільних правовідносин згідно із ст.2 ЦКУ є фізичні особи та юридичні особи. Отже, найманий працівник, «не обмежений у своєму праві вступити у цивільні правовідносини з іншим їх суб’єктом, незалежно від того, є такий інший суб’єкт його роботодавцем чи не є ним».
Відповідно до ст.1000 ЦКУ за договором доручення одна сторона (повірений) зобов’язується вчинити від імені та за рахунок другої сторони (довірителя) певні юридичні дії. А статтею 1007 ЦКУ передбачено обов’язок довірителя «відшкодувати повіреному витрати, пов’язані з виконанням доручення». Або ж згідно із ст.1011 ЦКУ комісіонер відповідно до договору комісії також вчиняє дії за рахунок комітента. А статтею 1024 ЦКУ передбачено «право комісіонера на відшкодування витрат, зроблених ним у зв’язку з виконанням своїх обов’язків за договором комісії», навіть у випадку, якщо він вжив усіх заходів щодо вчинення правочину, але не міг його вчинити за обставин, які від нього не залежали.
Найманий працівник вправі бути повіреним чи комісіонером для роботодавця, залишаючись при цьому у трудових відносинах з цим роботодавцем. Відповідно до п.2 Порядку , дія його поширюється також на витрати, пов’язані з відрядженням чи виконанням деяких «цивільно-правових дій, оплачених з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів». Отже, найманий працівник може не лише вступати у цивільні правовідносини з роботодавцем, а й нести витрати за рахунок такого роботодавця з наступним відшкодуванням таких витрат.
І трудове, і цивільне законодавство передбачають обов’язок роботодавця, комітента або довірителя відшкодувати витрати працівника (комісіонера, повіреного). Для цього у межах трудового законодавства працівник має бути уповноважений зазначені витрати здійснювати: оплачувати готелі та проїзд у відрядженні, виплачувати кошти за закупівлю сільгосппродукції… Таке повноваження найманого працівника виникає на підставі його трудових обов’язків, закріплених в трудовому договорі, посадовій інструкції, наказі по підприємству, включаючи наказ про відрядження працівника в іншу місцевість. У межах цивільних правовідносин такий працівник (тут він може бути комісіонером, повіреним та ін…) отримує повноваження вчиняти дії за рахунок роботодавця (комітента, довірителя…). Останній зобов’язаний ці витрати компенсувати (відшкодувати). Такі повноваження у найманого працівника виникають внаслідок укладення ним з роботодавцем договору доручення чи комісії.
Відповідно до п.2 Порядку якщо під час службового відрядження платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає Звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження. Що ж до компенсації самому працівнику витрачених ним коштів, то тут Порядок ніяких строків не встановлює. Тому у даному разі слід застосовувати ст.530 ЦКУ, відповідно до якої «якщо у зобов’язанні встановлений строк (термін) його виконання, то воно підлягає виконанню у цей строк (термін)». Тобто якщо трудовим договором, посадовими інструкціями, наказами та іншими документами роботодавця, а також договором доручення чи комісії встановлено строк компенсації працівникові понесених ним за рахунок роботодавця витрат, то він і буде строком, протягом якого роботодавець має компенсувати витрати працівника.
Якщо ж такий строк вищезазначеними документами не встановлений, працівник, відповідно до ч.2 ст.530 ЦКУ має право вимагати здійснення компенсації у будь-який час. Роботодавець повинен виконати такий обов’язок у семиденний строк від дня пред’явлення вимоги.
Відповідно до ч.5 ст.261 ЦКУ за зобов’язаннями, строк виконання яких не визначений або визначений моментом вимоги, перебіг позовної давності починається від дня, коли у кредитора виникає право пред’явити вимогу про виконання зобов’язання. Оскільки відповідно до ч.2 ст.530 ЦКУ «якщо строк (термін) виконання боржником обов’язку не встановлений або визначений моментом пред’явлення вимоги, кредитор має право вимагати його виконання у будь-який час», то цілком логічно, що строк позовної давності у випадку, коли найманий працівник поніс витрати задля його роботодавця, починається з того моменту, коли такий працівник подав звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Відповідно до п.2 Порядку такий звіт «подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт». Подавши цей звіт найманий працівник набуває права вимагати відшкодування йому його витрат, понесених на користь підприємства. З цього дня починає свій перебіг звичайний трирічний строк позовної давності.
Відповідно до пп.14.1.257. п.14.1. ст.14 ПКУ «безповоротна фінансова допомога – це, у тому числі, сума заборгованості одного платника податків перед іншим платником податків, що не стягнута після закінчення строку позовної давності». А згідно із пп.135.5.4. п.135.5.ст.135 ПКУ суми безповоротної фінансової допомоги, отриманої платником податку у звітному податковому періоді, включаються до інших доходів такого платника та збільшують базу оподаткування податком на прибуток підприємства.
Таким чином, якщо підприємство не компенсує найманому працівникові понесені ним для такого підприємства витрати, то сума цих витрат набуде статусу безповоротної фінансової допомоги з вказаними вище податковими наслідками.