Опубліковано в журналі “Головбух” № 40 (903), 31 жовтня 2014 р. (стор. 28-30)
Питання: Нещодавно керівництво підприємства прийняло рішення видати накази з касової дисципліни, а саме, на право підпису в касовій документації магазинів. Замість директора-керуючого магазином (поіменно), замість головного бухгалтера-адміністратора магазину (поіменно). Хто повинен видавати такі накази? Як правильно їх оформити? по можливості зразок такого наказу?
Відповідь: Відповідно до п.3 статті 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого строку, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.
Згідно з п.2.13. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 року № 88, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 5.06.1995 р. за № 168/704, керівник підприємства, установи забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.
Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб в такому переліку не обмежується чинними законодавством, окрім випадків, коли йдеться про перелік осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачею особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності. У цьому разі їх кількість повинна бути обмежена.
А відповідно до п.2.14. цього ж Положення відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці первинні документи, тобто ті особи, які вказані у зазначених Переліках.
Згідно з нормами глави 3 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 р. за № 40/10320, касові документи мають бути підписаними головним бухгалтером, або особою, уповноваженою керівником. Наприклад, відповідно до п.3.3. цього Положення «приймання готівки в каси проводиться за прибутковими касовими ордерами…, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства». А п.3.4. Положення передбачає, що «видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами … або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником».
Отже, перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів, повинен затверджувати керівник підприємства. Але слід мати на увазі, що ці особи підписують первинні документи не замість директора чи головного бухгалтера. Вони підписують їх замість себе, оскільки саме їх керівник підприємства уповноважив це робити шляхом включення їх імені та прізвища у перелік осіб, тобто взагалі не замість.
Зразок Наказу
про затвердження переліку осіб, які мають право давати дозвіл
(підписувати первинні документи)
на здійснення господарської операції,
пов’язаної з відпуском (витрачанням)
грошових коштів
Наказ
про затвердження переліку осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів
23 вересня 2014 року № 777
Керуючись п.3 ст.8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV та п.2.13. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 року № 88, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 5.06.1995 р. за № 168/704, затвердити Перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів:
1.Іваненко Іван Іванович – касир,
2.Петренко Петро Петрович – продавець відділу побутової техніки,
3.Сидоренко Сидір Сидорович – продавець відділу господарських товарів.
Директор ТОВ «Х» /підпис/ Миколаєнко М.М.
З наказом ознайомлений:
/підпис/ /дата/ Іваненко І.І.
/підпис/ /дата/ Петренко П.П.
/підпис/ /дата/ Сидоренко С.С.
О.Єфімов,
Керуючий партнер Адвокатського об’єднання «Адвокатська фірма «Єфімов та партнери», адвокат, аудитор, доцент кафедри цивільного та трудового права, Київського національного економічного університету імені Вадима Гетьмана