Ж-л “Головбух”, № 11 (1066), 26 березня 2018 року, стор. 36-37.
Питання: Якщо раптово завсклад на лікарняному, як вірно документально оформити інвентаризацію складу без його присутності (передачу товару іншому комірнику). В інвентаризаційній відомості він може підписатись і пізніше, коли вийде з лікарняного?
Відповідь: Ст.10 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV вказує на те, що об’єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов’язковим згідно з законодавством.
Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань затверджено наказом МФУ від 02.09.2014 № 879, зареєстрованим в МЮУ 30.10.2014 за № 1365/26142 (далі – Положення). Стосовно обов’язковості проведення інвентаризації Положення у п.4 розділу І вказує на те, що проведення інвентаризації є обов’язковим у разі зміни матеріально відповідальних осіб, на день приймання-передачі справ в обсязі активів, які знаходяться на відповідальному зберіганні. Цілком логічним є припущення про те, що завідувач складом є матеріально відповідальною особою і з ним укладено договір про повну матеріальну відповідальність. То ж далі виходитимемо саме з цього.
Відповідно до Розділу ІІ Положення інвентаризаційна комісія створюється розпорядчим документом керівника підприємства. До неї можуть входити представники апарату управління підприємства, бухгалтерської служби (представники аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, суб’єкта підприємницької діяльності – фізичної особи, яка здійснює ведення бухгалтерського обліку на підприємстві на договірних засадах) та досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженери, технологи, механіки, виконавці робіт, товарознавці, економісти, бухгалтери). Інвентаризаційну комісію очолює керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства. У тих випадках, коли бухгалтерський облік ведеться безпосередньо керівником підприємства, інвентаризаційну комісію очолює керівник підприємства самостійно.
За рішенням керівника підприємства до складу інвентаризаційної комісії можуть бути включені члени ревізійної комісії господарського товариства.
Інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії (або робочої інвентаризаційної комісії, у разі її створення) та у присутності матеріально відповідальної особи.
На підприємстві, де через великий обсяг робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечено однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях зберігання та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії. При цьому матеріально відповідальні особи не включаються до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться у них на відповідальному зберіганні (п.2.4. Розділу ІІ Положення).
Отже, враховуючи зазначене вище, слід дійти висновку про те, що завідувач складом не може бути включеним до складу робочої інвентаризаційної комісії, а його присутність під час інвентаризації на складі є обов’язковою. Звідси наступний висновок: порушення вказаних правил може бути підставою для неприйняття результатів такої інвентаризації як юридично значимої. Якщо, наприклад, питання стане про доказову силу такої інвентаризації у кримінальному чи іншому судовому провадженні, то порушення вказаних правил, а саме відсутність завідувача складом під час інвентаризації матиме наслідком недопустимість акту інвентаризації як письмового доказу, а отже й втрату ним доказової сили.
Однак, якщо складання такого акту переслідує суто формальну ціль – його наявність при зміні матеріально-відповідальних осіб, і такий акт ніколи не буде оцінюватися судом з точки зору його допустимості, як доказу, то він свою функцію формального документа може виконати. Проте гарантій того, що саме на цій функції усе й закінчиться, мабуть ніхто дати не зможе.
Ну і насамкінець слід зауважити, що допустимість доказів визначена, наприклад, у ст.78 Цивільного процесуального кодексу України і полягає в тому, що суд не бере до уваги докази, що одержані з порушенням порядку, встановленого законом. Тож, акт інвентаризації складу складений за відсутності завідувача складом, навряд чи буде прийнятий судом як допустимий доказ.