Повноваження підприємця-бухгалтера при складанні документів

БухгалтеріяUA, № 32 (58), 5.08.2019, стор. 33-34

Фізична особа – підприємець надає бухгалтерські послуги підприємству, у штаті підприємства є бухгалтер, що займається виключно рахунками-фактурами, товарними накладними та податковими накладними. Чи повинен підприємець підписувати документи (та ставити свою печатку на них), які він створює для підприємства-клієнта, якщо це передбачено договором? Йдеться про нарахування зарплати, розрахунках резервів, податкових різниць, інвентаризації.

 

Відповідно до ключової норми ст.8 Закону про бухоблік питання організації бухобліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Уповноважений орган – це особа, яка має відповідні повноваження на вчинення дій, що мають юридичне значення для підприємства та вчиняються від його імені. Посадовими ж є особи, які обіймають певні посади та класифікуються як службові (у розумінні ст.18 ККУ[1]) – постійно чи тимчасово обіймають посади, пов’язані з виконанням організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських функцій, або виконують такі функції за спеціальним повноваженням. Ним вказану особу може наділити, зокрема, повноважна службова особа підприємства, суд, законом. При цьому слід мати на увазі, що в аспекті «середньостатистичного» підприємства:

  • організаційно-розпорядчими визнаються обов’язки по здійсненню керівництва трудовим колективом, ділянкою роботи, виробничою діяльністю окремих працівників. Їх виконують, зокрема, керівники підприємств, їх заступники, керівники структурних підрозділів (начальники цехів, завідуючі відділами), їх заступники, особи, які керують окремими ділянками робіт (майстри, бригадири тощо).
  • адміністративно-господарськимивизнаються обов’язки по управлінню або розпорядженню майном (установлення порядку його зберігання, переробки, реалізації тощо). При цьому, такі повноваження в тому чи іншому обсязі є у начальників планово-господарських, постачальних, фінансових відділів і служб.

Отже ознакам уповноваженого органу чи посадової особи в межах трудових чи корпоративних відносин у розумінні ККУ відповідає головний бухгалтер або бухгалтер, навіть у випадках коли такі обов’язки ним виконуються як на постійній основі, так і тимчасово, на підставі спеціального повноваження.

Повертаючись до ст.8 Закону про бухоблік відповідальність за організацію бухобліку та забезпечення фіксації фактів здійснення господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого строку (але не менше 3 років), несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник. З цієї норми випливає, що не будь-яка посадова особа несе зазначену відповідальність, а лише та, яка здійснює керівництво підприємством.

Саме вона має право самостійно обирати форми організації бухобліку, зокрема:

  • введення до штату посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
  • користування послугами спеціаліста з бухобліку, зареєстрованого як підприємець.

При цьому відповідно до ч.5 вищевказаної статті  підприємство самостійно визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів.

Створення необхідних умов для правильного ведення бухобліку, зокрема, дотримання порядку оформлення первинних документів, Законом про бухоблік віднесено до обов’язків керівника.

З огляду на обов’язки особи, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства відповідно до ч.7 ст.8 Закону про бухоблік, повноваження визначати «підписантів» бухгалтерських документів закон делегує підприємству, тобто його власнику чи керівнику.

Отже, залучення фахівця у сфері бухобліку для його ведення є такою його формою, як користування послугами спеціаліста з бухобліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи.

Наразі можна зробити висновок: керівник підприємства чи уповноважений ним орган несе відповідальність за ведення бухобліку, користуючись при цьому працею штатного бухгалтера чи послугами фахівця, який такі послуги надає на підставі цивільно-правового договору як підприємець. Оскільки законодавство покладає відповідальність за ведення бухобліку на власника чи керівника, то факт підписання бухгалтерських документів підприємцем, який діє на підставі цивільно-правового договору таку відповідальність на такого підприємця не перекладає.

Проте це не означає, що підприємець не несе ніякої відповідальності за результати своїх помилок. У сфері приватних правовідносин відповідальність настає за шкоду, заподіяну підприємству неналежними послугами. Підписання бухгалтерських та податкових документів у цьому разі буде підставою для відшкодування такої шкоди.

Відповідно до ст.628 ЦКУ зміст договору становлять умови (пункти), визначені на розсуд сторін і погоджені ними, та умови, які є обов’язковими відповідно до актів цивільного законодавства. Це так звані, істотні умови договору. І якщо вони на вимогу однієї сторони і за згодою другої включені до тексту договору, то вони стають обов’язковими для сторін. Отже, якщо договір з підприємцем включає його обов’язок підписувати певні бухгалтерські та податкові документи, то ставити свій підпис під ними підприємець зобов’язаний, навіть якщо в штаті підприємства є інший бухгалтер.

До того, ж відповідно до ч.4. ст.9 Закону про бухоблік регістри обліку повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні. Тож, якщо підприємець як бухгалтер брав участь у складанні регістрів бухобліку, то підписати їх він повинен ще й у силу закону. Такий самий обов’язок встановлено й щодо фінансової звітності (ч.1 ст.11 Закону про бухоблік).

[1] Кримінальний кодекс України від 05.04.2001 р. № 2341-III.