Оформлення акта виконаних робіт/наданих послуг без печатки

БухгалтеріяUA, № 35 (61), 26.09.2019, стор. 38

Питання: На акті у місці, де має стояти підпис і печатка, передбачено лише місце для підпису, яке оформлено так: «Від Виконавця _____/Відповідальний за здійснення господарської операції/» Чи потрібно між підприємствами оформити документ про відповідальних за підписання Актів осіб із засвідченням їх підписів?

 

          Відповідь: Звичайно, спрощення документообігу – мета і мрія багатьох суб’єктів підприємництва. Але з іншого боку таке спрощення втілює у собі ризики з двох боків:

  1. З боку контролюючих органів, які абсолютно прогнозовано можуть поставити під сумнів такий Акт як доказ реальності господарської операції. Аргументуватимуть це тим, що один лише підпис унеможливлює ідентифікацію особи, яка його поставила.
  2. З боку суддів та контрагентів, які за якихось, відомих лише їм обставин, можуть захотіти відмовитися оплачувати послуги/роботи за Актом, на якому стоїть лише підпис.

Усувати ці ризики слід, починаючи зі ст.9 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV, відповідно до якої підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які можуть бути складені як у паперовій, так і в електронній формі, та повинні мати відповідні обов’язкові реквізити. При цьому у ч.2 цієї статті 9 зазначено, що неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

Отже можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарські операції, є тим аргументом, що має усунути зазначені вище ризики як з боку контролюючих органів, так і з боку контрагентів. Тобто і представник контролюючого органу і суддя, оцінюючи первинний документ (Акт – у нашому випадку) як доказ здійснення господарської операції та як доказ виконання певної роботи чи надання певної послуги, повинні не давати будь-кому можливість стверджувати, що роботи/послуги прийняв та Акт підписав невідомо хто.

Тож, якщо в договорі про виконання робіт/надання послуг буде вказано ПІБ та інші ідентифікуючі ознаки особи, що підписуватиме Акт прийняття таких робіт/послуг, а також якщо у договорі буде засвідчений підпис такої особи, як уповноваженої/відповідальної за прийняття вказаних послуг/робіт та підписання Акту, то цілком логічно, що твердження представника контролюючого органу чи контрагента про те, що Акт підписано невідомо ким, можна буде цілком логічно спростувати як під час податкової перевірки, так і в суді.

Оформити перелік уповноважених/відповідальних осіб можна не лише у вигляді окремої частини договору, а й у вигляді додатку до нього.

Однак треба мати на увазі, що представники контролюючих органів можуть і швидше за все не визнаватимуть таку господарську операцію через те, що ч.2 ст.9 Закону «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність» встановлює вимоги саме до первинних документів, а договір, як відомо, первинним документом не є.

Та і я сам мабуть так само обґрунтовував би неприйнятність такого Акту, як допустимого первинного документа. Однак з іншого боку виключити договір з його додатками з бухгалтерського документообігу також нелогічно. Адже саме в ньому врегульовано, як саме мають надаватися послуги, виконуватися роботи, як вони мають прийматися. Та навіть уявити собі акт податкової перевірки без посилань на господарські договори неможливо. Тож, цілком логічно, що ідентифікація особи, що приймала участь у господарській операції та підписала відповідний Акт прийняття послуг/робіт, може бути здійснена у сукупності за самим Актом та договором з додатками, які міститимуть інформацію, достатню для ідентифікації особи, що вказаний Акт підписала.

Таким чином, на запитання про те чи потрібно між підприємствами оформити документ про відповідальних за підписання Актів осіб із засвідченням їх підписів, відповідь має бути такою: і потрібно, і обов’язково це слід зробити.