Фінансовий моніторинг: нюанси організації на підприємстві

Г-та “Все про бухгалтерський облік”, № 70, 29 липня 2020 року, стор. 37-39.

І знову про фінансовий моніторинг – явище, яке доволі непомітно було присутнім у нашому житті та заявило про себе на повний голос після 28 квітня 2020 року. І якщо хтось у цей час слухав голосно музику та не почув заявленого на повний голос, то це не надовго. Адже від зупинення фінансових операцій вже ніхто не застрахований. Їх можуть зупинити досить несподівано у досить незручний момент. І лише тому, що хтось з Ваших родичів має прізвище, схоже з прізвищем публічної особи, або навіть не схоже, а таке саме. А ще скажені штрафи та позбавлення ліцензії тих, хто забув чи не встиг організувати фінмоніторинг на підприємстві.   

  

 

Цього разу про організацію роботи суб’єктів первинного фінансового моніторингу стосовно таки фінансового моніторингу.

 

Внутрішні документи  фінансового моніторингу

 

Усі суб’єкти первинного фінансового моніторингу (СПФМ) у залежності від форми здійснення діяльності, а саме від наявності найманих працівників чи колег, тобто колективу, можуть бути поділені на дві групи:

  1. Такі, що провадять свою діяльність одноособово, без створення юридичної особи.
  2. Та такі, що працюють колективно.

СПФМ, що входять до другої групи (про них надалі), зобов’язані розробити, впровадити та оновлювати

(а) правила фінансового моніторингу,

(б) програми проведення первинного фінансового моніторингу та

(в) інші внутрішні документи з питань фінансового моніторингу. Усе це разом має назву внутрішніх документів з питань фінансового моніторингу. Усі ці внутрішні документи розробляються з урахуванням вимог законодавства, результатів національної оцінки ризиків та оцінки ризиків, притаманних діяльності СПФМ. Цілком логічно, що ризики, притаманні таким СПФМ як банки та податкові консультанти чи адвокати, є істотно різними, а тому оцінювати їх також необхідно у різний спосіб.

До того ж обов’язком СПФМ є

(г) призначити працівника, відповідального за проведення фінансового моніторингу (відповідальний працівник).

 

Мета, з якою розробляються та впроваджуються внутрішні документи, полягає у двох аспектах:

  • для забезпечення ефективного управління ризиками, та
  • для запобігання використанню послуг та продуктів СПФМ для легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення.

Саме досягнення цих двох цілей і повинно бути уможливленим тими процедурами, що включені у внутрішні документи СПФМ. Іншими словами, якщо внутрішні документи будуть складені та затверджені, але зміст їх складатиме процедури та дії, які однозначно не приведуть до досягнення вказаних цілей, то говорити про те, що такі внутрішні документи існують буде складно.

 

СПФМ можуть входити до складу певних груп. Відповідно до ст.1 Закону № 361 групою визнається банківська група, небанківська фінансова група, а також два та більше суб’єкти господарювання, що пов’язані між собою відносинами контролю як материнська та дочірня компанії шляхом прямого та/або опосередкованого володіння материнською компанією часткою в дочірній компанії, що відповідає еквіваленту 50 чи більше відсотків статутного капіталу та/або голосів дочірньої компанії або незалежно від формального володіння можливості здійснювати вирішальний вплив на дочірню компанію на основі угоди чи будь-яким іншим чином. Тобто якщо один СПФМ може контролювати іншого СПФМ, то вони складають групу, а якщо один бухгалтер є найманим працівником двох юридичних осіб, що спеціалізуються на наданні бухгалтерських послуг на умовах оутсорсингу, то такі юридичні особи групу не створюють.

Особливістю внутрішніх документів групи є те, що СПФМ, що входять до групи, зобов’язані розробити та впровадити єдині правила фінансового моніторингу, які, зокрема, включатимуть процедуру використання інформації в межах групи з метою фінансового моніторингу. І такі правила поширюватимуться на всіх СПФМ, що входять до групи, їх філії та дочірні компанії, включаючи й тих, що розташовані в інших країнах.

Єдині правила фінансового моніторингу розробляються та затверджуються головною (материнською) організацією групи з урахуванням вимог законодавства у сфері запобігання та протидії і вимог законодавства про захист інформації з обмеженим доступом.

 

Стати на облік

 

СПФМ зобов’язаний стати на облік у спеціально уповноваженому органі, який розповсюджує свою «владу» на такого СПФМ. Банки обліковуються в НБУ, а бухгалтери, аудитори, адвокати – в Держфінмоніторингу. Стати на облік означає не просто подати Форму обліку суб’єкта первинного фінансового моніторингу № 1-ФМ, затверджену наказом Міністерства фінансів України від 29.01.2016 № 24, а ще й повідомляти спеціально уповноважений орган про:

  • призначення чи звільнення відповідального працівника;
  • призначення особи, яка тимчасово буде виконувати обов’язки відповідального працівника у разі його відсутності;
  • зміну відомостей про СПФМ та/або відповідального працівника чи особу, яка тимчасово виконує його обов’язки;
  • припинення та/або поновлення діяльності СПФМ.

Крім того, обов’язком СПФМ є забезпечення відповідно до вимог, встановлених відповідним суб’єктом державного фінансового моніторингу (надалі об’єднаємо всіх цих суб’єктів одним словом – Держфінмоніторинг) належної організації та проведення первинного фінансового моніторингу, що належним чином надасть можливість виявляти порогові та підозрілі фінансові операції (діяльність) незалежно від рівня ризику ділових відносин з клієнтом (проведення фінансових операцій без встановлення ділових відносин), а також повідомляти про них Держфінмоніторинг, та запобігати використанню послуг та продуктів СПФМ для проведення клієнтами фінансових операцій з протиправною метою.

Є ще й багато інших обов’язків СПФМ, зазначених у ст.8 Закону № 361, проте усі вони пов’язані з тим, щоб належним чином налагоджена робота фінансового моніторингу ефективно виявляла порогові та підозрілі операції, оцінювала їх з точки зору ризиків та повідомляла про них Держфінмоніторинг. Це:

і застосування у своїй діяльності ризик-орієнтовного підходу та вжиття належних заходів з метою мінімізації ризиків;

і здійснення належної перевірки нових, а також існуючих клієнтів;

і забезпечення моніторингу фінансових операцій клієнта на предмет відповідності таких фінансових операцій наявній у СФПМ інформації про клієнта, його діяльність та ризик;

і здійснення на постійній основі заходів з підготовки персоналу з метою належного виконання вимог Закону № 361, зокрема шляхом проведення освітньої та практичної роботи;

і встановлення для працівників процедури щодо повідомлення керівника СПФМ та/або відповідального працівника про порушення вимог законодавства у сфері запобігання та протидії, у тому числі без зазначення авторства (анонімно), із забезпеченням відповідних засобів та ін…

Відповідальність за неналежну організацію та проведення первинного фінансового моніторингу несе керівник СФПМ, а також відповідальний працівник.

 

Відповідальний працівник

 

Відповідно до ст.9 Закону № 361 відповідальний працівник призначається за посадою на рівні керівництва СПФМ. Він повинен мати бездоганну ділову репутацію та відповідати кваліфікаційним вимогам, встановленим суб’єктом державного фінансового моніторингу, що виконує функції державного регулювання та нагляду за відповідним СПФМ. Останні відомі автору Вимоги до кваліфікації працівника суб’єкта первинного фінансового моніторингу, відповідального за проведення фінансового моніторингу, були затвердженні наказом Міністерства фінансів України від 24.12.2013 № 1118, зареєстрованим в МЮ України 20.01.2014 за № 108/24885. Проте цей наказ втратив чинність на підставі іншого наказу МФ України № 1003 від 11.11.2015 і не був замінений іншим. Тож на сьогодні поки що вказані кваліфікаційні вимоги ще не затверджені.

Відповідальний працівник окрім покладеної на нього відповідальності має ще й відповідні повноваження, які дозволять йому не порушувати Закон № 361 та не нести відповідальність за його порушення. До його повноважень належать:

1) забезпечення повідомлення Держфінмоніторингу про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу; про розбіжності між відомостями про кінцевих бенефіціарних власників клієнта, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, та інформацією про кінцевих бенефіціарних власників, отриманою СПФМ в результаті здійснення належної перевірки клієнта;

2) проведення перевірок діяльності будь-якого підрозділу СПФМ та його працівників щодо виконання ними внутрішніх документів з питань фінансового моніторингу;

3) право доступу до всіх приміщень, документів, інформації, баз даних, засобів телекомунікації, архівів СПФМ;

4) залучення працівників СПФМ до проведення первинного фінансового моніторингу та перевірок з цих питань;

5) організація розроблення, подання для затвердження, забезпечення постійного оновлення, а також контроль за виконанням внутрішніх документів з питань фінансового моніторингу;

6) одержання пояснень з питань проведення фінансового моніторингу від працівників СПФМ незалежно від займаних посад, тобто відповідальний працівник має повноваження на отримання таких пояснень і від самого керівника СПФМ;

7) виконання інших функцій відповідно до законодавства та внутрішніх документів з питань фінансового моніторингу.

Під час виконання функцій з питань проведення фінансового моніторингу відповідальний працівник є незалежним у своїй діяльності, проте він є підзвітним керівнику СПФМ і лише йому та зобов’язаний не менше одного разу на місяць інформувати в письмовій формі керівника СПФМ про виявлені фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, та заходи, вжиті, зокрема, для:

  • забезпечення проведення первинного фінансового моніторингу;
  • розроблення та оновлення внутрішніх документів з питань фінансового моніторингу;
  • підготовки персоналу щодо виконання вимог Закону № 361 шляхом проведення освітньої та практичної роботи.

 

Відповідальність за неналежно здійснені повноваження

 

Відповідно до ст.32 Закону № 361 заходами впливу на СПФМ, що неналежно організував здійснення фінансового моніторингу є:

1) письмове застереження;

2) анулювання ліцензії та/або інших документів, що надають право на здійснення діяльності, з провадженням якої в особи виникає статус СПФМ, у встановленому законодавством порядку;

3) покладення на СПФМ обов’язку відсторонення від роботи посадової особи такого СПФМ.

А у якості відповідальності за порушення, що є наслідком неналежної організації служби фінансового моніторингу юридичної особи, Закон № 361 встановив «скажені» штрафи. Наприклад, за порушення порядку створення (ведення) та зберігання документів, у тому числі електронних, записів, даних, інформації у випадках, передбачених Законом № 361, у тому числі у разі їх втрати або знищення, передбачено штраф у розмірі до 12 тисяч НМДГ, а це 204 тисячі грн. Або за неподання, несвоєчасне подання, порушення порядку подання або подання спеціально уповноваженому органу недостовірної інформації у випадках, передбачених законодавством, передбачено штраф у розмірі до 20 тисяч НМДГ, а це 340 тисяч грн.

При цьому неподанням інформації спеціально уповноваженому органу Закон № 361 визнає, у тому числі неподання СПФМ інформації, що призвело до відсутності на обліку у спеціально уповноваженого органу належним чином оформленого та поданого зазначеним суб’єктом повідомлення.

А несвоєчасним поданням інформації спеціально уповноваженому органу, окрім подання СПФМ інформації просто з порушенням строків, передбачених законодавством у сфері запобігання та протидії, також подання СПФМ належним чином оформленого повідомлення з порушенням строків, після отримання від спеціально уповноваженого органу повідомлення з ненульовими кодами помилок за окремими фінансовими операціями або в цілому щодо наданого таким суб’єктом повідомлення про фінансову операцію, що підлягає фінансовому моніторингу, або про помилку під час опрацювання іншої інформації.

 

 

 

Висновок. Належна організація фінмоніторингу на підприємстві є процесом, а не результатом окремих дій, схожим на отримання ліцензії. Отримав і далі вже нічого робити не треба.

Цей процес включає в себе постановку на облік СПФМ, призначення відповідальної особи за здійснення фінмоніторингу, розробку і затвердження відповідних документів а також постійне їх оновлення та виконання. А не оновлення і невиконання має наслідком «скажені» штрафи.